Chính Sách Bảo Mật
WES Group cam kết bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật thông tin cá nhân của quý khách. Chúng tôi xây dựng niềm tin thông qua sự minh bạch trong cách xử lý dữ liệu.
1. Giới Thiệu
Chào mừng quý khách đến với Công ty Cổ phần Công nghệ WES Group (chúng tôi gọi tắt là WES Group hoặc gọi là Chúng tôi). Chúng tôi cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của quý khách theo các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu và tuân thủ đầy đủ các quy định tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Chính sách bảo mật này giải thích cách chúng tôi thực hiện việc thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ thông tin mà quý khách cung cấp khi truy cập, sử dụng hệ sinh thái giải pháp trí tuệ nhân tạo AIVIN cùng các dịch vụ trực tuyến liên quan của WES Group.
Sự đồng ý tự nguyện của quý khách: Bằng việc đăng ký tài khoản doanh nghiệp, đăng nhập, truy cập hoặc sử dụng hệ thống AIVIN, quý khách thừa nhận đã đọc kỹ, hiểu rõ và tự nguyện đồng ý cho phép chúng tôi thu thập, lưu trữ, sử dụng và xử lý dữ liệu cá nhân của quý khách theo đúng phạm vi được nêu trong Chính sách bảo mật này.
2. Thông Tin Chúng Tôi Thu Thập
Chúng tôi chỉ thu thập những thông tin thực sự cần thiết nhằm phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ tốt nhất cho quý khách:
Thông tin định danh trực tiếp
- Họ tên, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại liên hệ, thông tin liên lạc phục vụ công việc.
- Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức, mã số thuế của đơn vị, chức vụ của quý khách trong tổ chức.
- Nội dung trao đổi khi quý khách gửi yêu cầu tư vấn, các ý kiến phản hồi trong quá trình làm việc.
Dữ liệu hoạt động hệ thống
- Nhật ký sử dụng các tính năng trên hệ thống, tần suất tương tác, thời gian truy cập của quý khách với giải pháp AIVIN.
- Các thông số kỹ thuật bao gồm địa chỉ IP, thông số trình duyệt sử dụng, nhật ký lỗi phát sinh để phục vụ việc tối ưu hóa hiệu suất vận hành.
Dữ liệu đầu vào do người dùng cung cấp
Đây là toàn bộ các nội dung mà quý khách chủ động đăng tải lên hệ thống để trí tuệ nhân tạo xử lý:
- Các yêu cầu bằng văn bản, câu hỏi thảo luận với trợ lý ảo.
- Các tài liệu, hình ảnh hoặc các loại tệp dữ liệu mà quý khách tải lên để trí tuệ nhân tạo phân tích và xử lý thông tin.
Dữ liệu tệp lưu trữ tạm thời và công cụ phân tích
Chúng tôi sử dụng các tệp lưu trữ tạm thời (cookie) và các công cụ đo lường hiệu suất truy cập trực tuyến của bên thứ ba để tối ưu tốc độ phản hồi của trang web, nâng cao hiệu quả hỗ trợ kỹ thuật qua khung chat trực tuyến và cải thiện chất lượng dịch vụ. Quý khách hoàn toàn có quyền cấu hình chặn các tệp cookie này trong phần thiết lập cài đặt trên trình duyệt web cá nhân của mình.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân của trẻ em
Chúng tôi không chủ động thu thập, lưu trữ hay xử lý bất kỳ dữ liệu cá nhân nào của trẻ em dưới 16 tuổi. Nếu quý khách phát hiện thông tin cá nhân của trẻ em được đăng tải lên hệ thống khi chưa có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ kiểm tra và xóa bỏ vĩnh viễn dữ liệu đó khỏi hệ thống lưu trữ.
3. Mục Đích Sử Dụng Thông Tin
Dữ liệu của quý khách được sử dụng một cách minh bạch và hợp pháp cho các hoạt động cụ thể dưới đây:
Vận hành dịch vụ
Xác thực danh tính người dùng và cung cấp đầy đủ các giải pháp trí tuệ nhân tạo theo thỏa thuận sử dụng.
Tối ưu hóa hệ thống
Sử dụng dữ liệu đã ẩn danh hóa để nâng cấp mô hình. Chúng tôi cam kết tuyệt đối không dùng dữ liệu chưa được phép của doanh nghiệp để huấn luyện mô hình chung.
Hỗ trợ giải quyết sự cố
Tiếp nhận thông tin lỗi và khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành giải pháp.
Gửi thông tin khách hàng
Cung cấp thông báo về các tính năng mới được phát triển, thông tin bảo trì hệ thống hoặc gửi các hướng dẫn sử dụng hữu ích.
Bảo đảm an toàn
Phát hiện, ngăn chặn kịp thời các hành vi tấn công hệ thống mạng hoặc việc lạm dụng dịch vụ trái pháp luật.
Tuân thủ quy định
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo hoặc cung cấp thông tin theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
4. Chia Sẻ Dữ Liệu Với Bên Thứ Ba
Chúng tôi tôn trọng quyền riêng tư của quý khách và cam kết bảo vệ dữ liệu đó một cách nghiêm ngặt:
- Nhà cung cấp hạ tầng: Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết với các đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây nhằm đảm bảo tính sẵn sàng và an toàn cho hệ thống. Các đối tác này phải cam kết áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu tương đương với chính sách của chúng tôi.
- Yêu cầu pháp lý: Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin cho các bên thứ ba khi có sự đồng ý của quý khách hoặc khi có yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan pháp luật có thẩm quyền của Việt Nam.
- Cam kết không thương mại hóa: Chúng tôi tuyệt đối không bán, trao đổi hoặc chuyển giao thông tin cá nhân của quý khách cho các đơn vị quảng cáo hoặc bất kỳ bên thứ ba nào khác nhằm mục đích trục lợi thương mại.
5. Thời Gian Lưu Trữ Dữ Liệu
Thời hạn lưu trữ dữ liệu cá nhân của quý khách được xác định như sau:
- Dữ liệu cá nhân và dữ liệu hoạt động của quý khách sẽ được lưu trữ trong suốt thời gian tài khoản dịch vụ còn hoạt động trên hệ thống.
- Trong vòng 60 ngày kể từ khi quý khách gửi yêu cầu xóa tài khoản hoặc khi hợp đồng dịch vụ giữa hai bên chấm dứt hoàn toàn, chúng tôi sẽ tiến hành xóa bỏ vĩnh viễn hoặc ẩn danh hóa toàn bộ dữ liệu cá nhân và dữ liệu đầu vào của quý khách trên hệ thống lưu trữ, trừ trường hợp pháp luật hiện hành có quy định khác về thời hạn lưu trữ bắt buộc.
6. Cách Thức Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân
Quy trình xử lý dữ liệu của chúng tôi được thực hiện khép kín qua các bước cụ thể sau:
Thu thập
Tiếp nhận thông tin khi quý khách đăng ký tài khoản, gửi yêu cầu tư vấn hoặc tải dữ liệu lên hệ thống.
Mã hóa và lưu trữ
Thông tin được mã hóa ngay khi truyền tải và lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu đám mây an toàn, tuân thủ các quy định bảo mật vật lý nghiêm ngặt.
Phân tích và xử lý bằng AI
Mô hình xử lý dữ liệu đầu vào của quý khách để tạo ra kết quả phân tích hoặc câu trả lời theo yêu cầu thời gian thực.
Xóa bỏ hoặc ẩn danh
Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc có yêu cầu xóa, dữ liệu sẽ được xóa sạch khỏi tất cả máy chủ lưu trữ và các bản sao lưu dự phòng.
7. Kiến Trúc Phân Tách Dữ Liệu & Tiêu Chuẩn Tuân Thủ
Chúng tôi thiết kế kiến trúc hệ thống để bảo vệ tối đa dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách áp dụng các mô hình cô lập dữ liệu theo cấp độ dịch vụ, kết hợp với các tiêu chuẩn an ninh thông tin được kiểm toán quốc tế:
Mô hình phân tách hạ tầng và dữ liệu:
- Phân tách dữ liệu trên hạ tầng chia sẻ (Gói trải nghiệm và Starter): Cơ sở dữ liệu của từng tổ chức được tách độc lập về mặt logic. Hệ thống chỉ lưu trữ các thông tin cơ bản về hồ sơ tổ chức và phân quyền truy cập, đảm bảo không có sự chồng chéo hoặc rò rỉ dữ liệu giữa các khách hàng khác nhau.
- Cơ sở dữ liệu và Không gian lưu trữ riêng biệt (Gói chuyên nghiệp): Toàn bộ dữ liệu hoạt động và các tài liệu tải lên của doanh nghiệp được phân tách vật lý hoàn toàn trên hệ thống lưu trữ độc lập, cách ly tuyệt đối với các tài nguyên của tổ chức khác.
- Cụm máy chủ chuyên biệt độc lập (Gói doanh nghiệp lớn): Hệ thống được vận hành trên một cụm máy chủ và mạng ảo riêng biệt hoàn toàn, không chia sẻ bất kỳ tài nguyên tính toán, bộ nhớ hay băng thông nào với các khách hàng khác.
- Triển khai tại hạ tầng nội bộ (Gói đặc thù doanh nghiệp): Hệ thống được thiết lập và vận hành trực tiếp bên trong hạ tầng máy chủ hoặc mạng riêng của doanh nghiệp. Toàn bộ dữ liệu hoạt động được cô lập hoàn toàn với mạng internet bên ngoài và không bao giờ rời khỏi hệ thống quản lý nội bộ của quý khách.
Các tiêu chuẩn bảo mật cam kết tuân thủ:
Tùy thuộc vào gói dịch vụ được lựa chọn triển khai, WES Group cam kết đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật thông tin chuẩn mực toàn cầu:
8. Biện Pháp Bảo Mật Dữ Liệu
WES Group áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quy trình quản lý nghiêm ngặt nhất để bảo vệ thông tin của quý khách:
Mã hóa tiêu chuẩn AES-256
Toàn bộ dữ liệu được mã hóa tự động bằng thuật toán bảo mật tiên tiến nhất trước khi lưu trữ hoặc truyền đi qua mạng internet, đảm bảo không thể đọc được nội dung nếu không có khóa giải mã hợp lệ.
Kiểm soát truy cập nghiêm ngặt
Chúng tôi áp dụng nguyên tắc kiểm soát quyền hạn chặt chẽ. Mọi truy cập vào hệ thống dữ liệu đều yêu cầu xác thực danh tính nhiều bước. Chỉ những kỹ sư hoặc nhân viên được chỉ định cụ thể mới được cấp quyền xử lý phần dữ liệu phục vụ công việc của họ.
Giám sát hệ thống tự động
Hệ thống giám sát bảo mật hoạt động liên tục 24/7 nhằm phát hiện và cảnh báo sớm mọi dấu hiệu truy cập bất hợp pháp. Các hoạt động kiểm tra an ninh mạng và rà quét lỗi hệ thống được thực hiện định kỳ.
9. Quyền và Nghĩa Vụ Của Quý Khách
Phù hợp với các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, quý khách có các quyền và nghĩa vụ sau:
Quyền lợi của quý khách đối với dữ liệu cá nhân:
Quyền biết và truy cập
Xem thông tin cá nhân nào của mình đang được xử lý và yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu đó.
Quyền chỉnh sửa và xóa bỏ
Yêu cầu thay đổi, cập nhật các thông tin chưa chính xác hoặc yêu cầu xóa sạch dữ liệu cá nhân khi ngừng dùng dịch vụ.
Quyền rút lại sự đồng ý
Thu hồi quyền cho phép chúng tôi tiếp tục thu thập hoặc xử lý dữ liệu của quý khách bằng cách gửi thông báo chính thức.
Quyền hạn chế xử lý
Yêu cầu tạm ngưng xử lý dữ liệu trong các trường hợp nghi ngờ về tính chính xác hoặc tính hợp pháp.
Nghĩa vụ bảo mật của quý khách:
- Chủ động bảo vệ thông tin đăng nhập cá nhân (mật khẩu, mã xác thực) và không chia sẻ tài khoản cho bất kỳ ai.
- Cung cấp thông tin đăng ký chính xác, trung thực và cập nhật kịp thời khi có thay đổi.
- Tôn trọng quyền riêng tư của người khác, tuyệt đối không cung cấp thông tin cá nhân của bên thứ ba lên hệ thống khi chưa được sự cho phép hợp pháp của họ.
10. Rủi Ro An Ninh và Quy Trình Khắc Phục Sự Cố
Mặc dù chúng tôi áp dụng mọi biện pháp kỹ thuật tiên tiến nhất để bảo vệ hệ thống, hoạt động truyền tải thông tin qua mạng internet luôn tiềm ẩn những nguy cơ rủi ro khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp (như sự cố cáp quang biển, các đợt tấn công phá hoại công nghệ cao trên phạm vi toàn cầu).
Trong trường hợp phát hiện xảy ra sự cố tấn công mạng gây rò rỉ hoặc thất thoát dữ liệu cá nhân của người dùng, chúng tôi cam kết sẽ gửi báo cáo chính thức tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thông báo nhanh chóng tới những người dùng bị ảnh hưởng trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố, đồng thời phối hợp cùng các chuyên gia an ninh để thực hiện ngay lập tức các biện pháp ngăn chặn nhằm giảm thiểu tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
11. Thông Tin Liên Hệ và Thời Gian Phản Hồi
Mọi yêu cầu liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với dữ liệu cá nhân hoặc các ý kiến đóng góp về chính sách bảo mật này, quý khách vui lòng liên hệ với Bộ phận Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của WES Group:
* Chúng tôi cam kết tiếp nhận, phản hồi và xử lý các yêu cầu hợp pháp về quyền dữ liệu của quý khách trong vòng tối đa 72 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin hợp lệ.
Quý đối tác cũng có thể tham khảo thêm các văn bản pháp lý và chính sách bảo vệ dữ liệu của chúng tôi: